El tratamiento correcto para toda contingencia debe estar perfectamente estructurado para que las soluciones sean efectivas (eficaces y eficientes). Lo primero obviamente es contener los efectos indeseables que ya estén sucediendo; posteriormente es necesario precisar detalladamente la situación actual para poder pronosticar su evolución, y una vez que se tenga la suficiente claridad, sobre todo de las causas que originaron la emergencia, solo entonces se podrá empezar a generar opciones de solución.
Etapa 1. Acciones inmediatas
OBJETIVO
Contener la contingencia y evitar que se agrave. Esta etapa busca estabilizar la situación, proteger los activos críticos y reducir el impacto inmediato en la operación, reputación o cumplimiento legal de la empresa.
ACTIVIDADES CLAVE
Identificación rápida del problema: Recopilar información preliminar sobre la contingencia (qué ocurrió, cuándo, quiénes están involucrados).
Activación de protocolos de emergencia: Si existen manuales o procedimientos internos, aplicarlos de inmediato.
Comunicación interna controlada: Informar a los líderes clave y al personal afectado de manera clara y estratégica.
Mitigación de daños inmediatos: Suspender operaciones específicas, aislar sistemas, detener pagos o procesos que puedan agravar el problema.
Protección legal y documental: Resguardar evidencia, documentos, correos, CFDI’s, contratos o cualquier elemento que pueda ser relevante para el análisis posterior.
Evaluación preliminar de riesgos: Determinar si hay riesgos legales, financieros, operativos o reputacionales urgentes que requieren atención inmediata.
Etapa 2. Diagnóstico y Pronóstico
OBJETIVO
Comprender a fondo la causa raíz de la contingencia, sus implicaciones y posibles escenarios futuros. Esta etapa permite tomar decisiones informadas y diseñar soluciones efectivas.
Entrevistas con actores clave: Recabar testimonios de empleados, proveedores, clientes o asesores involucrados.
Identificación de causas raíz: Aplicar metodologías como el análisis de Ishikawa, los 5 porqués o diagramas de flujo para entender el origen del problema.
Evaluación de impactos: Determinar el alcance financiero, legal, operativo y reputacional de la contingencia.
Pronóstico de escenarios: Estimar cómo evolucionará la situación si no se atiende, si se atiende parcialmente o si se resuelve de forma integral.
Valoración de riesgos asociados: Identificar posibles sanciones, pérdidas económicas, litigios, afectaciones fiscales o regulatorias.
Etapa 3: Generación de opciones de solución jerarquizadas
OBJETIVO
Diseñar un abanico de soluciones viables, ordenadas por nivel de complejidad, costo y tiempo de implementación, para que la empresa pueda tomar decisiones estratégicas según sus capacidades y prioridades.
ACTIVIDADES CLAVE
Diseño de alternativas de solución: Propuestas legales, fiscales, operativas, tecnológicas o de comunicación que resuelvan la contingencia.
Jerarquización por criterios clave: Clasificar las opciones según: Tiempo de implementación (corto, mediano, largo plazo); Nivel de complejidad técnica o legal; Costo económico; Riesgo residual.
Evaluación de viabilidad: Validar con expertos internos o externos si las soluciones son factibles.
Presentación estratégica: Elaborar un informe claro y ejecutivo para la alta dirección con recomendaciones y rutas de acción.
Acompañamiento en la toma de decisiones: Asesorar en la selección de la opción más adecuada según el contexto y los objetivos de la empresa.
